Forretningsbetingelser

Forretningsbetingelser for Ruteflow

Afløser handelsbetingelserne version 0.9 (offentliggjort 5. september 2026). Ikrafttræden: 1. november 2026.

1. Parterne og aftalen

1.1 Disse forretningsbetingelser (»Betingelserne«) gælder for abonnement på Ruteflow og indgås mellem Ruteflow ApS, CVR 46696409 (»Ruteflow«) og den virksomhed, der abonnerer på Ruteflow (»Kunden«).

1.2 Kun virksomheder. Ruteflow leveres alene til virksomheder, der er registreret med et CVR-nummer. Ruteflow indgår ikke aftaler med forbrugere, og forbrugeraftalelovens regler, herunder reglerne om fortrydelsesret, finder ikke anvendelse.

1.3 Den, der accepterer. Den person, der opretter abonnementet eller accepterer Betingelserne på Kundens vegne, skal være myndig (fyldt 18 år) og bemyndiget til at forpligte Kunden. Ved accepten indestår personen for dette over for Ruteflow.

1.4 Kundens brugere. Kunden er ansvarlig for de brugere, Kunden opretter eller giver adgang til tjenesten — herunder medarbejdere under 18 år — og for de handlinger, der foretages fra Kundens brugerkonti.

1.5 Indgåelse. Aftalen indgås, når Kunden accepterer Betingelserne og databehandleraftalen skriftligt — ved underskrift eller elektronisk — i forbindelse med oprettelsen af abonnementet.

1.6 Databehandleraftale. Ruteflow behandler personoplysninger på Kundens vegne efter en særskilt databehandleraftale, som er en del af aftalen. Ved uoverensstemmelse går databehandleraftalen forud for Betingelserne, for så vidt angår behandlingen af personoplysninger.

2. Tjenesten

2.1 Hvad Ruteflow leverer. Ruteflow er et webbaseret planlægnings- og kundestyringssystem til service- og rengøringsbranchen, som leveres som en løbende abonnementsydelse (software as a service). Tjenesten omfatter i dag blandt andet: kundekartotek; aftaler med faste besøg og rytmer; planlægning af besøg og ruter med kort; en app til medarbejdere i marken, som også kan bruges uden netforbindelse; beskeder til Kundens kunder pr. SMS og e-mail, herunder påmindelser og kvitteringer; tilbud; dannelse af fakturagrundlag og overførsel til Kundens eget regnskabssystem (Dinero eller e-conomic); samt indlæsning af eksisterende kunde- og aftaledata.

2.2 Brugsret. Kunden får en ikke-eksklusiv og ikke-overdragelig ret til at bruge tjenesten i abonnementsperioden. Der overdrages ingen rettigheder til softwaren.

2.3 Brug uden net. Medarbejder-appen kan bruges uden netforbindelse: registreringer gemmes på telefonen og sendes, når forbindelsen er tilbage. Bestemmelsen beskriver tjenestens indretning og er ikke en garanti for, at data altid kan gendannes fra en enhed.

2.4 Hvad Ruteflow ikke er.

a) Ruteflow er ikke Kundens bogføringssystem. Ruteflow danner grundlag for fakturering, men bogføring, udstedelse og opbevaring af fakturaer sker i Kundens eget regnskabssystem på Kundens egen konto. Kunden er selv ansvarlig for at overholde bogføringsloven, herunder opbevaringspligten, og for korrekt bogføring og momsafregning — også af kontantsalg.

b) Ruteflow er ikke et arkiv. Kunden skal selv sikre sig et udtræk af de data, Kunden har pligt til at opbevare, jf. pkt. 8.

c) Ruteflow er ikke afsender af beskeder til Kundens kunder. Beskeder sendes på Kundens vegne og er underskrevet med Kundens navn. Kunden er afsender i markedsføringslovens forstand, jf. pkt. 5.4. Ruteflow stiller alene transporten til rådighed.

d) Ruteflow er ikke betalingsformidler. Betaling fra Kundens kunder sker uden om Ruteflow.

e) Ruteflow erstatter ikke Kundens egen kontrol af fakturagrundlag, priser og beskeder, jf. pkt. 5.5.

2.5 Opstart og dataflytning. Ruteflow flytter uden beregning Kundens eksisterende kunde- og aftaledata ind i tjenesten ved opstart, når data kan leveres i et almindeligt læsbart format (regneark eller kalendereksport). Importen vises på en kontrolskærm, og Kunden godkender resultatet, før det tages i brug. Ruteflow garanterer ikke, at enhver oplysning fra Kundens hidtidige system kan overføres; oplysninger, der ikke kan tolkes entydigt, markeres på kontrolskærmen, så Kunden kan rette dem, før de gemmes.

2.6 Udvikling af tjenesten. Ruteflow udvikler løbende tjenesten og kan tilføje, ændre og fjerne funktioner. Fjernes eller forringes en funktion væsentligt, varsler Ruteflow det mindst 30 dage i forvejen pr. e-mail, og Kunden kan opsige abonnementet med virkning fra ændringens ikrafttræden. Ændringer, der er nødvendige af hensyn til sikkerhed eller lovgivning, kan gennemføres uden varsel.

2.7 Prøveperiode. Ruteflow tilbydes med en gratis prøveperiode på 30 dage fra oprettelsen. I prøveperioden betaler Kunden intet og er ikke bundet. Prøveperiodens slutdato står i velkomstmailen og i tjenesten. Opsiger Kunden inden udløbet, opkræves intet. Ved udløbet fastsættes planen efter Kundens antal faste kunder på det tidspunkt, jf. pkt. 3.6, og den første betalingsperiode begynder den 1. i den følgende kalendermåned; tiden indtil da er gratis.

2.8 Sandkasse. Under opstart og afprøvning kan Ruteflow efter aftale med Kunden sætte Kundens konto i sandkasse. I sandkassen sendes ingen beskeder til Kundens kunder, og fakturagrundlag overføres ikke til Kundens regnskabssystem; beskeder, der stoppes, sendes heller ikke senere. Ruteflow slår sandkassen fra efter aftale med Kunden.

3. Planer, priser og betaling

3.1 Abonnementet løber pr. kalendermåned og fornyes automatisk, indtil det opsiges. Der er ingen bindingsperiode.

3.2 Planer. Kundens plan fastsættes efter antallet af faste kunder, jf. pkt. 3.6–3.9. Priserne pr. 14. oktober 2026 er (pr. måned, ekskl. moms):

3 brugere er inkluderet i alle planer; hver bruger derudover koster 99 kr. pr. måned. E-mail til Kundens kunder er inkluderet. SMS koster 0,35 kr. pr. SMS. En SMS rummer 160 tegn — 70, hvis beskeden indeholder tegn uden for SMS-standardens tegnsæt (fx tankestreg eller emoji). Længere beskeder sendes og afregnes som flere SMS'er (153 hhv. 67 tegn pr. del), og linjen om, at beskeden ikke kan besvares, tæller med. Den gældende prisliste står på ruteflow.dk/priser. Alle priser er ekskl. moms.

3.3 Grundlæggerrabat. De første 10 virksomheder, der indgår aftale inden 31. december 2026, kan tilbydes en grundlæggerrabat på 25 % af planens pris (Start 149 kr., Vækst 337 kr., Etableret 637 kr., Max 1.087 kr. pr. måned) i 12 måneder fra den første betalingsperiode. Rabatten gælder ikke ekstra brugere og forbrug. Modydelsen er Kundens skriftlige accept af, at Ruteflow må bruge Kunden som reference efter pkt. 11, herunder mindst ét citat, som Kunden selv godkender. Rabatten bortfalder ikke, hvis Kunden senere tilbagekalder sin accept for fremtidig brug. Rabattens udløb er ikke en prisændring efter pkt. 3.10.

3.4 Betaling forud. Abonnementet faktureres og betales månedligt forud. Forbrug og brugere ud over de inkluderede afregnes efter prislisten.

3.5 Manglende betaling. Betales en faktura ikke rettidigt, sender Ruteflow en påmindelse med en frist på mindst 10 dage. Betales der fortsat ikke, kan Ruteflow lukke Kundens adgang til tjenesten, indtil betaling sker. Kunden hæfter for forfaldne beløb. Kundens ret til at få udleveret sine egne data efter pkt. 8 består, også mens adgangen er lukket.

3.6 Opgørelse af faste kunder. Antallet opgøres efter de registreringer, Kunden selv foretager i tjenesten. En fast kunde er en kunde med mindst én aktiv aftale; pausede aftaler og engangsopgaver medregnes ikke. Serviceres en kunde fortsat, medregnes vedkommende, uanset hvordan aftalen er registreret. Konstaterer Ruteflow en afvigelse, oplyser Ruteflow Kunden om det og retter opgørelsen fra og med den førstkommende årsdag. En sådan rettelse ændrer ikke prisen midt i en periode, og Ruteflow lukker ikke Kundens adgang som følge af en uenighed om opgørelsen.

3.7 Flere konti med samme ejerkreds. Har samme ejerkreds flere Ruteflow-konti, lægges kundetal og brugertal sammen ved opgørelsen.

3.8 Plan og årsdag. Antallet af faste kunder aflæses én gang om året, på Kundens årsdag — den 1. i den kalendermåned, hvor Kundens første betalingsperiode begyndte — som det højeste antal faste kunder i de seneste 90 dage. Planen ændres alene med virkning fra årsdagen, og ændringen sker begge veje: er antallet faldet, sættes Kunden ned. Kunden kan når som helst bede om en højere plan; Ruteflow skifter planen samme arbejdsdag, den større ramme gælder fra skiftet, og den nye pris opkræves fra den førstkommende betalingsperiode. En ændring af plan efter denne bestemmelse er ikke en prisændring efter pkt. 3.10.

3.9 Planens ramme. Er planens højeste antal faste kunder nået, kan Ruteflow spærre for, at endnu en kunde bliver fast kunde, indtil Kunden har fået en højere plan. Spærringen angår nye faste aftaler, genoprettelse af en afsluttet aftale og genoptagelse af en pauset aftale, som ikke har haft et udført besøg de seneste 12 måneder — når kunden ikke i forvejen har en aktiv aftale. Kunden kan fortsat planlægge og udføre besøg, sende beskeder, danne fakturagrundlag, ændre pris, interval og andre oplysninger på eksisterende aftaler og oprette engangsopgaver. Ruteflow sender Kunden en e-mail, når 80 % og når 95 % af rammen er nået (ikke i prøveperioden, i sandkasse eller under en pause; krydses begge samme dag, sendes én). Spærringen er ikke en lukning af adgangen.

3.10 Prisændringer. Ruteflow kan ændre priserne med mindst 30 dages varsel pr. e-mail til Kundens registrerede kontaktadresse. Kunden kan opsige abonnementet med virkning senest fra ændringens ikrafttræden. Udløb af en rabat og ændring af plan efter pkt. 3.8 er ikke en prisændring.

4. Drift, oppetid og support

4.1 Ingen SLA. Ruteflow har som mål, at tjenesten har høj oppetid. Målet er ikke en garanti, og Ruteflow yder ikke bod, afslag eller anden kompensation for nedetid.

4.2 Planlagt vedligehold varsles så vidt muligt og placeres så vidt muligt mellem kl. 21.00 og 06.00 dansk tid.

4.3 Ruteflow lover udtrykkeligt ikke:

a) at tjenesten er tilgængelig uafbrudt eller fejlfri;

b) at en SMS eller e-mail når frem til modtageren — fremsendelse afhænger af teleoperatører, spamfiltre og modtagerens udstyr;

c) at oplysninger fra tredjeparter — herunder offentlige adresse- og kortdata og regnskabssystemer — er korrekte, fuldstændige eller tilgængelige;

d) at ruteforslag, tidsestimater eller prognoser er optimale eller præcise; de er beregnede forslag, som Kunden selv vurderer.

4.4 Ruteflow er ikke ansvarlig for nedbrud eller mangler, der skyldes Kundens eget udstyr, netforbindelse eller browser eller tredjepartstjenester, som Kunden selv har koblet på.

4.5 Support ydes pr. e-mail til support@ruteflow.dk på hverdage. Der er ingen aftalt svartid, medmindre andet er aftalt skriftligt.

5. Kundens ansvar

5.1 Kunden er ansvarlig for rigtigheden af de oplysninger, Kunden registrerer i tjenesten.

5.2 Kunden opretter kun brugere til personer med et arbejdsbetinget behov og lukker en brugers adgang, når behovet ophører.

5.3 Kundens data og personoplysninger. Kunden er ansvarlig for egne data og er dataansvarlig for de personoplysninger, Kunden behandler i tjenesten om sine kunder og medarbejdere. Kunden er ansvarlig for, at der er et lovligt grundlag for behandlingen, og for at oplyse de registrerede om den.

5.4 Beskeder og samtykke. Kunden er afsender af de beskeder, der sendes til Kundens kunder via tjenesten, og er ansvarlig for indholdet og for at have det samtykke, som markedsføringsloven og anden lovgivning kræver — herunder til beskeder, der opfordrer modtageren til at give en anmeldelse.

5.5 Fakturaer. Kunden er ansvarlig for at kontrollere fakturagrundlag, priser og fakturaer, før de sendes til Kundens kunder eller bogføres.

5.6 Misbrug. Kunden må ikke forsøge at omgå tjenestens adgangsstyring, foretage belastningstest uden aftale eller give personer uden for Kundens egen virksomhed adgang til tjenesten.

5.7 Konkurrerende produkter. Kunden må ikke bruge tjenesten, dens indhold eller dokumentation til at udvikle, kopiere eller efterligne et produkt, der konkurrerer med Ruteflow, og må ikke give en konkurrent adgang til tjenesten. Kunden må ikke dekompilere eller på anden måde forsøge at udlede tjenestens kildekode, medmindre ufravigelig lovgivning tillader det.

5.8 Skadesløsholdelse. Kunden holder Ruteflow skadesløs for krav fra tredjemand — herunder Kundens kunder og medarbejdere — og for rimelige omkostninger til at imødegå sådanne krav, i det omfang kravet skyldes, at Kunden eller Kundens brugere har overtrådt databeskyttelsesreglerne, markedsføringsloven eller aftalen.

6. Ansvarsbegrænsning

6.1 Ruteflow er ansvarlig efter dansk rets almindelige regler med de begrænsninger, der følger af pkt. 6.2–6.6.

6.2 Indirekte tab. Ruteflow er ikke ansvarlig for indirekte tab og følgeskader, herunder driftstab, tabt omsætning, tabt fortjeneste, tab af forventede besparelser, tab af goodwill, tab af data samt omkostninger til at genskabe data eller til alternative tjenester.

6.3 Beløbsgrænse. Ruteflows samlede erstatningsansvar over for Kunden kan ikke overstige det laveste af (a) det beløb, Kunden har betalt for abonnementet i de 12 måneder før den begivenhed, kravet bygger på, og (b) 5.000 kr. Flere krav, der udspringer af samme forhold, betragtes som ét krav.

6.4 Prøveperiode og sandkasse. I prøveperioden (pkt. 2.7), og mens Kundens konto er i sandkasse (pkt. 2.8), er Ruteflows erstatningsansvar 0 kr., jf. dog pkt. 6.5.

6.5 Undtagelser. Pkt. 6.2–6.4 gælder ikke for tab forvoldt ved forsæt eller grov uagtsomhed og ikke for ansvar, som efter ufravigelig lovgivning ikke kan begrænses.

6.6 Frist for krav. Krav mod Ruteflow skal rejses skriftligt senest 12 måneder efter, at Kunden blev eller burde være blevet bekendt med det forhold, kravet bygger på. Rejses kravet ikke inden fristen, bortfalder det.

7. Force majeure

7.1 Ingen af parterne er ansvarlig for manglende opfyldelse, der skyldes forhold uden for partens rimelige kontrol. Det omfatter blandt andet nedbrud og fejl hos Ruteflows leverandører og underleverandører — eksempelvis Supabase (database og fillager), Vercel (drift af applikationen), Dataforsyningen og Klimadatastyrelsen (kort og adresser), leverandørerne af SMS og e-mail (GatewayAPI og Postmark), Cloudflare (botbeskyttelse ved login) og regnskabssystemerne — samt omfattende netværks- eller strømsvigt, cyberangreb, myndighedsindgreb, krig, naturkatastrofer og pandemier.

7.2 Kundens pligt til at betale for allerede leverede ydelser består.

7.3 Varer forholdet i mere end 60 sammenhængende dage, kan hver part opsige aftalen skriftligt uden ansvar. Kundens ret til udtræk efter pkt. 8 består.

8. Kundens data

8.1 Kunden ejer sine data. Ruteflow erhverver ingen rettigheder til Kundens data ud over det, der er nødvendigt for at levere tjenesten.

8.2 Udtræk. Kundens administratorer kan til enhver tid selv hente en liste over Kundens aktive kunder og deres aftaler, der ikke er afsluttet, som regneark fra tjenesten. Et fuldt udtræk af Kundens data — herunder kunder, adresser, aftaler, besøg, fakturagrundlag og beskedlog — udleveres af Ruteflow på anmodning i et almindeligt maskinlæsbart format (CSV og JSON). Fotos udleveres særskilt på anmodning.

8.3 Efter ophør kan Kunden få et udtræk i 30 dage efter abonnementets ophør. Ruteflow gør Kunden skriftligt opmærksom på fristen ved ophøret. Derefter sletter Ruteflow Kundens data, jf. pkt. 9.4.

8.4 Ruteflow kan bruge anonymiserede og sammentalte oplysninger om brugen af tjenesten til drift, fejlfinding og udvikling. Sådanne oplysninger kan ikke føres tilbage til Kunden eller til enkeltpersoner.

8.5 Support-adgang. Ruteflows support kan for at yde support og rette fejl få adgang til Kundens data i tjenesten med samme adgang som Kundens administrator. Den adgang kræver tofaktorlogin, er begrænset til højst 60 minutter ad gangen, logges med tidspunkt og grund og vises for Kunden i tjenesten under Indstillinger. Derudover kan Ruteflow til drift, fejlretning og på Kundens anmodning (fx udtræk, rettelser og sletning) arbejde direkte i databasen. Det vises ikke under Indstillinger; ændringer skrives i revisionssporet efter Ruteflows procedure, læsninger logges ikke i tjenesten.

9. Opsigelse og ophør

9.1 Kundens opsigelse. Kunden kan opsige abonnementet til udgangen af en betalingsperiode (kalendermåned). Forudbetalt abonnement refunderes ikke.

9.2 Ruteflows opsigelse. Ruteflow kan opsige abonnementet med 3 måneders skriftligt varsel til udgangen af en betalingsperiode.

9.3 Ophævelse. Hver part kan ophæve aftalen ved den anden parts væsentlige misligholdelse, som ikke er afhjulpet inden 14 dage efter skriftligt påkrav. Ruteflow kan desuden lukke adgangen uden varsel ved sikkerhedsbrud, ulovlig brug, forsøg på at omgå tjenestens adgangsstyring eller ændring af data uden om tjenestens egne funktioner. Uenighed om opgørelsen af faste kunder (pkt. 3.6) er ikke i sig selv grundlag for ophævelse.

9.4 Sletning. Efter udtræksfristen i pkt. 8.3 sletter Ruteflow Kundens data i tjenesten og bekræfter sletningen skriftligt. Data kan forblive i sikkerhedskopier, indtil de udløber (i dag efter 7 dage); sikkerhedskopier gendannes ikke for at genskabe en lukket konto. Lokale udtræk, som Ruteflow har taget af Kundens data, slettes samtidig. Ruteflow opbevarer regnskabsmateriale om kundeforholdet i den periode, bogføringsloven kræver. Sletning af personoplysninger sker i øvrigt efter databehandleraftalen.

9.5 Pkt. 5.7, 5.8, 6, 8, 10 og 14 gælder også efter aftalens ophør.

10. Rettigheder, feedback og fortrolighed

10.1 Alle rettigheder til Ruteflow — software, kildekode, design, dokumentation og varemærker — tilhører Ruteflow ApS.

10.2 Feedback. Forslag, ønsker og anden feedback fra Kunden må Ruteflow frit bruge i udviklingen af tjenesten uden betaling, uden at Kunden får rettigheder til resultatet, og uden at Kundens forretningsforhold offentliggøres.

10.3 Parterne behandler oplysninger om hinandens forretningsforhold fortroligt.

11. Reference

11.1 Ruteflow kan oplyse Kundens firmanavn og logo som referencekunde på ruteflow.dk og i salgsmateriale. Kunden kan til enhver tid frabede sig dette ved en besked til support@ruteflow.dk.

11.2 Citater, kundeudtalelser, cases, tal fra Kundens forretning og billeder, hvor personer kan genkendes, kræver Kundens skriftlige accept i hvert enkelt tilfælde. Accepten kan tilbagekaldes for fremtidig brug.

11.3 Ruteflow offentliggør ikke oplysninger om Kundens egne kunder.

12. Ændring af Betingelserne

12.1 Ruteflow kan ændre Betingelserne. Væsentlige ændringer varsles mindst 30 dage i forvejen pr. e-mail og i tjenesten. Kunden kan opsige abonnementet med virkning senest fra ikrafttrædelsesdatoen, hvis Kunden ikke vil acceptere ændringen.

12.2 Ændringer, der alene er sproglige eller retter åbenlyse fejl, kan gennemføres uden varsel.

12.3 Den gældende version står på ruteflow.dk med versionsnummer og ikrafttrædelsesdato. Tidligere versioner udleveres på anmodning.

13. Overdragelse

13.1 Ruteflow kan overdrage aftalen til et koncernforbundet selskab eller i forbindelse med hel eller delvis overdragelse af virksomheden. Kunden underrettes.

13.2 Kunden kan ikke overdrage aftalen uden Ruteflows skriftlige samtykke, som ikke kan nægtes uden rimelig grund.

14. Lovvalg og værneting

14.1 Aftalen er underlagt dansk ret.

14.2 Tvister afgøres ved Ruteflows hjemting, i dag Retten i Lyngby, som første instans.