Databehandleraftale

Databehandleraftale

Standardkontraktsbestemmelser i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på databehandlerens behandling af personoplysninger

mellem

[Kundens navn]

CVR [CVR-nummer]

[Adresse]

[Postnummer og by]

[Land]

herefter »den dataansvarlige«

og

Ruteflow ApS

CVR 46696409

A.N. Hansens Allé 15, 2., 2900 Hellerup

Danmark

herefter »databehandleren«

der hver især er en »part« og sammen udgør »parterne«

HAR AFTALT følgende standardkontraktsbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder

2. Præambel

2.1. Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

2.2. Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).

2.3. I forbindelse med leveringen af Ruteflow (et webbaseret planlægnings- og kundestyringssystem, der leveres som abonnementstjeneste) behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.

2.4. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.

2.5. Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.

2.6. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.

2.7. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.

2.8. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.

2.9. Bilag D indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke af omfattet af Bestemmelserne.

2.10. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.

2.11. Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.

3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser

3.1. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.

3.2. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.

3.3. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.

4. Databehandleren handler efter instruks

4.1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.

4.2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.

5. Fortrolighed

5.1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.

5.2. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.

6. Behandlingssikkerhed

6.1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.

Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:

a. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger

b. evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester

c. evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse

d. en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.

6.2. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.

6.3. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.

Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.

7. Anvendelse af underdatabehandlere

7.1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).

7.2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.

7.3. Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 30 dages varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke behandlingsaktiviteter kan angives i bilag B. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.

7.4. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.

Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.

7.5. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.

7.6. [Valgfri bestemmelse (begunstiget tredjemand ved databehandlerens konkurs) — ikke medtaget, jf. Bilag D.3.]

7.7. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.

8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer

8.1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.

8.2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.

8.3. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:

a. overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation

b. overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland

c. behandle personoplysningerne i et tredjeland

8.4. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.

8.5. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.

9. Bistand til den dataansvarlige

9.1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.

Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede

b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede

c. indsigtsretten

d. retten til berigtigelse

e. retten til sletning (”retten til at blive glemt”)

f. retten til begrænsning af behandling

g. underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling

h. retten til dataportabilitet

i. retten til indsigelse

j. retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering

9.2. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:

a. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder

b. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder

c. den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)

d. den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.

9.3. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.

10. Underretning om brud på persondatasikkerheden

10.1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.

10.2. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 48 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.

10.3. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:

a. karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger

b. de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden

c. de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.

10.4. Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.

11. Sletning og returnering af oplysninger

11.1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til at slette alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den dataansvarlige og bekræfte over for den dataansvarlig, at oplysningerne er slettet, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.

11.2. [Hvis relevant — ikke relevant: ingen regler i EU-retten eller dansk ret pålægger databehandleren at opbevare personoplysningerne efter ophør, jf. Bilag C.4.]

12. Revision, herunder inspektion

12.1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.

12.2. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmere angivet i Bilag C.7. og C.8.

12.3. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.

13. Parternes aftale om andre forhold

13.1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.

14. Ikrafttræden og ophør

14.1. Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge parters underskrift heraf.

14.2. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.

14.3. Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.

14.4. Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftlig varsel af begge parter.

14.5. Underskrift

15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren

15.1. Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner.

15.2. Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersoner.

Bilag A Oplysninger om behandlingen

A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige

At levere Ruteflow til den dataansvarlige: et planlægnings- og kundestyringssystem, hvor den dataansvarlige registrerer sine kunder og aftaler, planlægger besøg og ruter, lader sine medarbejdere udføre og registrere besøg i en app, sender beskeder til sine kunder pr. SMS og e-mail, sender tilbud og danner fakturagrundlag, som overføres til den dataansvarliges eget regnskabssystem. Herunder indlæsning af den dataansvarliges eksisterende data ved opstart, support, fejlretning, sikkerhedskopiering og drift af tjenesten.

A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)

Indsamling (registrering i tjenesten og indlæsning fra regneark og kalendereksport), registrering, strukturering, opbevaring, tilpasning og ændring, søgning, brug (planlægning, ruteberegning, visning på kort og i medarbejder-appen), videregivelse ved transmission efter den dataansvarliges instruks (SMS og e-mail til den dataansvarliges kunder; fakturagrundlag til den dataansvarliges regnskabssystem), sammenstilling, begrænsning og sletning.

A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede

Om den dataansvarliges kunder (privatpersoner og kontaktpersoner hos erhvervskunder):

a) navn, e-mailadresse og telefonnummer; kundetype (privat/erhverv); CVR-nummer for erhvervskunder; EAN-nummer og navnet på en kontaktperson for offentlige kunder;

b) adresser med koordinater og evt. en betegnelse (fx »sommerhus«);

c) adgangsoplysninger til adressen: nøglekode, portkode, oplysninger om hund og stige, kontaktperson og fritekst;

d) aftaler: ydelse, interval, pris og prisvarianter, tidsønsker, næste besøg og noter;

e) besøg: dato, status, pris, noter, afvigelser, valg af ydelse, tidspunkt for start og udførelse samt aflysninger med årsag;

f) tilbud: linjer, beløb, afsendelse og accept;

g) fakturagrundlag: linjer, beløb, forfald, betalingsmåde (herunder kontant betaling) og status for e-faktura;

h) beskedlog: den fulde tekst af SMS'er og e-mails til kunden, tidspunkter, leveringsstatus og kundens valg og fravalg af beskeder;

i) fotos af udført arbejde med tidspunkt og telefonens GPS-position, da fotoet blev taget;

j) indlæste data fra den dataansvarliges regneark, kalender eller tidligere system (fx Fenster): rækker med navn, telefon, e-mail, adresser, CVR, pris, interval og beskrivelse. En kalenderindlæsning sender alle kalenderens aftaler i den valgte periode til databehandleren — også private aftaler, som sorteres fra — med titel, sted og beskrivelse.

Om den dataansvarliges medarbejdere og øvrige brugere:

k) navn, e-mailadresse (også brugt til login), telefonnummer, rolle og evt. startadresse med koordinater;

l) loginoplysninger (adgangskoden opbevares som hash hos underdatabehandleren Supabase) og sessioner;

m) tidsregistreringer (start og stop af besøg og registreringens kilde), hvem der har startet, udført og fået tildelt besøg samt varighed (målt, tastet eller normal tid);

n) startes eller udføres et besøg mere end 150 meter fra adressen eller uden GPS, gemmes afstanden og medarbejderens begrundelse som tekst i besøgets noter (selve positionen gemmes ikke);

o) beskeder til og fra medarbejdere (fx ruteændringer) og læsekvitteringer;

p) revisionsspor: hvem der har ændret hvad og hvornår, med kopi af data før og efter ændringen.

Der er ingen felter til CPR-numre eller til særlige kategorier af personoplysninger (artikel 9). Fritekstfelter (noter, adgangsoplysninger, beskeder) kan rumme det, den dataansvarlige skriver i dem; den dataansvarlige instruerer sine brugere i ikke at skrive følsomme oplysninger der.

A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede

a) den dataansvarliges kunder: privatpersoner og kontaktpersoner hos erhvervskunder og offentlige kunder;

b) den dataansvarliges medarbejdere og andre brugere, som den dataansvarlige giver adgang til tjenesten;

c) den dataansvarliges egne kontaktpersoner (fx firmaets kontakt-e-mail og telefon).

A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed

Så længe aftalen om abonnement på Ruteflow består, og derefter indtil oplysningerne er slettet efter Bilag C.4 (udtræksfrist på 30 dage efter ophør, derefter sletning).

Bilag B Underdatabehandlere

B.1. Godkendte underdatabehandlere

Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende underdatabehandlere

Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke – uden den dataansvarliges skriftlige godkendelse – gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underdatabehandler til denne behandlingsaktivitet.

Den dataansvarliges egne leverandører (ikke underdatabehandlere for databehandleren). Bruger den dataansvarlige tjenestens kobling til sit regnskabssystem, sender tjenesten fakturagrundlag til den dataansvarliges egen konto hos leverandøren med den dataansvarliges egne adgangsoplysninger. Leverandøren behandler da oplysningerne efter den dataansvarliges egen databehandleraftale med leverandøren:

Tjenester, der ikke er underdatabehandlere. Tjenesten slår adresser op i det offentlige adresseregister hos Klimadatastyrelsen (Adressevælgeren) og henter baggrundskort fra Dataforsyningen. Der sendes en adressestreng eller et kortudsnit — ikke navne eller andre oplysninger om, hvem der bor på adressen. Opslag i adresseregistret sker både fra databehandlerens servere og fra brugerens browser, mens brugeren skriver. Medarbejder-appens navigationslink åbner Apple Kort med besøgets koordinater eller adresse, og skråfotolinket åbner Dataforsyningens skråfotoviser med et koordinat; begge åbnes af brugeren selv.

B.2. Varsel for godkendelse af underdatabehandlere

Databehandleren varsler skriftligt (e-mail) tilføjelse eller udskiftning af en underdatabehandler mindst 30 dage før, jf. Bestemmelse 7.3. Gør den dataansvarlige indsigelse, og kan indsigelsen ikke imødekommes, kan den dataansvarlige opsige abonnementet med virkning fra ændringens ikrafttræden.

Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger

C.1. Behandlingens genstand/instruks

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:

a) stiller tjenesten til rådighed og behandler personoplysningerne i Bilag A, når den dataansvarlige og dennes brugere bruger tjenestens funktioner — herunder opretter, retter, indlæser, eksporterer og sletter data, sender beskeder og overfører fakturagrundlag;

b) indlæser ved opstart den dataansvarliges eksisterende data fra regneark eller kalendereksport, når den dataansvarlige beder om det (dataflytning);

c) yder support og retter fejl. Ruteflows support kan åbne en supportadgang til den dataansvarliges data i tjenesten med samme adgang som den dataansvarliges administrator. Supportadgangen kan åbnes, når det er nødvendigt for support, drift eller fejlretning, også uden forudgående anmodning fra den dataansvarlige. Adgangen kræver tofaktorlogin og en angivet grund, er begrænset til højst 60 minutter ad gangen (håndhævet i databasen), logges med tidspunkt og grund og vises for den dataansvarlige i tjenesten (Indstillinger, »Supportbesøg fra Ruteflow«);

d) administrerer firmaet og dets brugere på platformen: Ruteflows platformadministration (tofaktorlogin) kan se navn, e-mail og rolle på den dataansvarliges brugere, nulstille en brugers adgangskode, oprette administratorer og medarbejdere, sætte firmaet på pause, slå sandkasse til og fra, sætte SMS-afsendernavnet og — på den dataansvarliges skriftlige anmodning — nulstille en sandkasse (sletning af kunder, adresser, aftaler, besøg, fakturaer, tilbud, fotos, tidsregistreringer, beskeder, der ikke er sendt, og importdata; brugere, indstillinger og revisionsspor bevares). Handlingerne skrives i revisionssporet;

e) arbejder direkte i databasen til drift og fejlretning og på den dataansvarliges anmodning (fx udtræk, rettelser og sletning). Det sker uden om supportadgangen i c), vises ikke i tjenesten og er ikke tidsbegrænset; ændringer skrives i revisionssporet efter databehandlerens procedure, læsninger logges ikke i tjenesten;

f) tager sikkerhedskopier og udtræk til drift, gendannelse og ophør, jf. C.2 og C.4;

g) anonymiserer og sammentæller oplysninger om brugen af tjenesten til drift, fejlfinding og udvikling, jf. Bilag D.

C.2. Behandlingssikkerhed

Sikkerhedsniveauet skal afspejle:

Behandlingen omfatter almindelige personoplysninger (ikke særlige kategorier) om den dataansvarliges kunder og medarbejdere — herunder adresser og adgangsoplysninger til private hjem (fx nøgle- og portkoder), hvis fortrolighed er særlig vigtig, og fotos med GPS-position. Tjenesten er fælles for flere virksomheder, så adskillelsen mellem virksomhedernes data er afgørende.

Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etableret det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau.

Databehandleren skal dog – under alle omstændigheder og som minimum – gennemføre følgende foranstaltninger, som er aftalt med den dataansvarlige:

Pseudonymisering og kryptering. Data krypteres under transmission (HTTPS/TLS). Database og fillager er krypteret i hvile hos underdatabehandleren (Supabase på Amazon Web Services). Den dataansvarliges adgangsoplysninger til regnskabssystemer krypteres desuden med AES-256-GCM med en nøgle, der ikke ligger i databasen. Pseudonymisering anvendes ikke, og nøgle- og portkoder er ikke krypteret på feltniveau.

Vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed. Adskillelsen mellem virksomhederne håndhæves af databehandlerens server, som afgrænser hver forespørgsel til den dataansvarliges virksomhed, og i databasen (Row Level Security) for de opslag, brugernes browsere og telefoner selv laver. Uden login har man ingen rettigheder i databasen. Brugernes browsere og telefoner kan læse i databasen, men ikke ændre i den; fotos lægges dog direkte i fillageret, hvor den dataansvarliges kontor også kan slette dem. Medarbejderes egen læseadgang i databasen er begrænset til egne besøg (fra 7 dage før til 31 dage efter dags dato) og de kunder, adresser og aftaler, der hører til; fakturaer, tilbud og importer kan de ikke læse. Medarbejder-appens månedsoversigt viser desuden kundenavn, vej, by og ydelse for ufordelte besøg og for firmaets forventede besøg de næste 30 dage. Fotos ligger i et privat lager og vises via links, der udløber efter en time.

Rettidig genopretning. Underdatabehandleren Supabase tager daglige sikkerhedskopier af databasen med 7 dages historik (Supabase-abonnementets indstilling; ikke styret af databehandlerens kode). Fotofiler i fillageret er ikke omfattet. Databehandleren har en skriftlig gendannelsesprocedure for databasen, som er afprøvet.

Regelmæssig afprøvning. Ændringer af tjenesten afprøves med automatiske tests, herunder tests af adskillelsen mellem virksomheder og af databasens rettigheder. Ændringer, der rører adgangskontrol, planlægning eller penge, gennemgås i en fast review-procedure med flere uafhængige AI-gennemgange (Claude), før de tages i brug.

Adgang via internettet. Login sker med e-mail og adgangskode på mindst 10 tegn. Botbeskyttelse (Cloudflare Turnstile) og kontrol af lækkede adgangskoder er slået til i produktionen. Nye brugere får en engangskode, der skal skiftes ved første login. Ruteflows platformadministration kræver tofaktorlogin (for supportadgangen håndhævet i databasen). Lukker den dataansvarlige en brugers adgang (arkivering), slettes brugerens sessioner, og databasen afviser brugeren.

Beskyttelse under transmission. HTTPS/TLS på al trafik mellem brugere, tjenesten og underdatabehandlerne.

Beskyttelse under opbevaring. Kryptering i hvile som ovenfor. Medarbejder-appens kopi af dagens og morgendagens rute på telefonen (til brug uden net) vises højst 48 timer, kun for den bruger, der er logget ind, og ryddes ved log ud.

Fysisk sikring. Databehandleren har ingen egne servere. Data opbevares i underdatabehandlernes datacentre (Bilag B), hvis fysiske sikring følger af deres egne certificeringer.

Hjemme-/fjernarbejdspladser. Drift og support udføres fra databehandlerens egne computere. Udtræk af den dataansvarliges data, som gemmes lokalt (fx en sikkerhedskopi før en ændring), opbevares krypteret og slettes, når formålet er opfyldt.

Logning. Ændringer af tjenestens kernedata (bl.a. kunder, adresser, aftaler, besøg, tilbud, fakturaer, beskeder, fotos, tidsregistreringer og brugere) logges med bruger og tidspunkt i et revisionsspor; ved ændring af en enkelt række gemmes en kopi af data før og efter ændringen. Fejler logningen, meldes handlingen som fejlet; selve ændringen kan dog allerede være gemt. Ved handlinger, der udføres i én databasetransaktion (fx sletning af en kunde og import), skrives revisionsrækkerne i samme transaktion. Supportadgang i tjenesten logges med grund. Underdatabehandlerne fører desuden driftslogge efter deres standardindstillinger.

C.3. Bistand til den dataansvarlige

Databehandleren skal så vidt muligt – inden for det nedenstående omfang og udstrækning – bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og 9.2 ved at gennemføre følgende tekniske og organisatoriske foranstaltninger:

a) Funktioner i tjenesten, som den dataansvarlige selv kan bruge: søge, se og rette oplysninger om kunder og medarbejdere; hente en kundeliste som regneark (»Eksportér kunder«); registrere en kundes fravalg af beskeder; slette en kunde, der ingen historik har (besøg ud over planlagte, fakturaer, tidsregistreringer, fotos eller tilbud), og arkivere en kunde med historik; arkivere eller slette en medarbejder.

b) Bistand efter anmodning til support@ruteflow.dk: et fuldt udtræk af den dataansvarliges data (CSV og JSON); sletning eller anonymisering af oplysninger om en bestemt person, som den dataansvarlige ikke selv kan slette i tjenesten (fx en kunde med historik, beskedloggen og revisionssporet); oplysninger til brug for besvarelse af de registreredes anmodninger og til konsekvensanalyser. Sletning og anonymisering efter b) udføres manuelt af databehandleren og gennemføres senest 30 dage efter anmodningen.

c) Brud på persondatasikkerheden: de oplysninger, der er nævnt i Bestemmelse 10.3, så hurtigt de foreligger, og senest inden for fristen i Bestemmelse 10.2.

C.4. Opbevaringsperiode/sletterutine

Mens aftalen løber, opbevares personoplysningerne, indtil den dataansvarlige sletter dem i tjenesten eller beder databehandleren slette dem, eller indtil aftalen ophører. Der er ingen automatisk sletning efter en fast opbevaringsperiode. Følgende bevares, så længe aftalen løber, også når den dataansvarlige sletter eller arkiverer en kunde: beskedloggen (beskederne kobles fra den slettede kunde), revisionssporet (med kopi af de slettede data), arkiverede kunder, fotos og indlæsningsrækker fra tidligere importer. Sletning heraf for en bestemt person sker efter anmodning, jf. C.3 b.

På brugernes telefoner: rutekopien til brug uden net vises højst 48 timer og ryddes ved log ud; handlinger, der venter på net, gemmes på telefonen, til de er sendt eller afvist; en påbegyndt registrering (kladde) slettes, når den er sendt, og ryddes ellers efter 14 dage, næste gang medarbejderen åbner et besøg; handlinger, der ikke kunne sendes, vises for medarbejderen, til listen lukkes.

Ved ophør: den dataansvarlige kan få et fuldt udtræk i 30 dage efter abonnementets ophør. Derefter sletter databehandleren den dataansvarliges data fra tjenesten — database, fillager (fotos), brugere og login — og bekræfter sletningen skriftligt, jf. Bestemmelse 11.1. Lokale udtræk, som databehandleren har taget af den dataansvarliges data, slettes samtidig. Sikkerhedskopier hos underdatabehandleren udløber derefter af sig selv inden for 7 dage. Sletningen ved ophør udføres manuelt af databehandleren og gennemføres senest 30 dage efter udløbet af perioden for udtræk.

C.5. Lokalitet for behandling

Behandling af de af Bestemmelserne omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end følgende:

a) Amazon Web Services, eu-west-3 (Paris, Frankrig) — Supabase Pte. Ltd. (database, login og fillager);

b) Vercel, region cdg1 (Paris, Frankrig), og Vercels globale indholdsnetværk — Vercel Inc.;

c) USA — AC PM, LLC (Postmark, e-mail);

d) EU (Danmark og Tyskland) — ONLINECITY.IO ApS (GatewayAPI, SMS);

e) Cloudflares globale netværk — Cloudflare, Inc. (botbeskyttelse ved login);

f) Danmark — Simply.com A/S (supportpostkasse);

g) Danmark — databehandlerens egne arbejdssteder (support, drift og udvikling).

C.6. Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande

Den dataansvarlige instruerer databehandleren i at overføre personoplysninger til tredjelande alene i det omfang, det er nødvendigt for de underdatabehandlere, der er godkendt i Bilag B, og på følgende grundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V:

a) Supabase Pte. Ltd. (Singapore) og dennes underleverandører — EU's standardkontraktbestemmelser (modul 3);

b) Vercel Inc., AC PM, LLC (Postmark) og Cloudflare, Inc. (USA) — EU-U.S. Data Privacy Framework (tilstrækkelighedsafgørelse) og EU's standardkontraktbestemmelser.

Hvis den dataansvarlige ikke i disse Bestemmelser eller efterfølgende giver en dokumenteret instruks vedrørende overførsels af personoplysninger til et tredjeland, er databehandleren ikke berettiget til inden for rammerne af disse Bestemmelser at foretage sådanne overførsler.

C.7. Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren

Databehandleren indhenter ikke en revisionserklæring fra en uafhængig tredjepart. Databehandleren sender én gang om året efter anmodning en skriftlig redegørelse for overholdelsen af Bestemmelserne, herunder sikkerhedsforanstaltningerne i C.2 og listen over underdatabehandlere. Den dataansvarlige eller en uafhængig revisor, som den dataansvarlige bemyndiger, kan herudover foretage en inspektion med mindst 30 dages skriftligt varsel. Den dataansvarliges udgifter i forbindelse med en inspektion afholdes af den dataansvarlige selv. Databehandleren er dog forpligtet til at afsætte de ressourcer (hovedsageligt den tid), der er nødvendig(e) for, at den dataansvarlige kan gennemføre sin inspektion.

C.8. Procedurer for revisioner, herunder inspektioner, med behandling af personoplysninger, som er overladt til underdatabehandlere

Databehandleren gennemgår mindst én gang om året og ved væsentlige ændringer underdatabehandlernes databehandleraftaler og de revisionserklæringer og certificeringer, de offentliggør eller stiller til rådighed for deres kunder. Underdatabehandlerne i Bilag B er større leverandører, der ikke giver mulighed for individuelle inspektioner; databehandlerens tilsyn sker derfor på grundlag af denne dokumentation. Dokumentationen udleveres til den dataansvarlige efter anmodning, i det omfang leverandørens vilkår tillader det.

Bilag D Parternes regulering af andre forhold

D.1. Forholdet til abonnementsaftalen. Bestemmelserne er en del af aftalen om abonnement på Ruteflow (Ruteflows forretningsbetingelser). Parternes erstatningsansvar efter Bestemmelserne følger forretningsbetingelsernes bestemmelser om ansvar og ansvarsbegrænsning, i det omfang de ikke strider mod Bestemmelserne eller forringer de registreredes rettigheder, jf. Bestemmelse 13.1.

D.2. Indgåelse. Bestemmelserne kan indgås skriftligt, herunder elektronisk (databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 9). Bestemmelse 14.1 anses for opfyldt, når begge parter har accepteret Bestemmelserne elektronisk.

D.3. Bestemmelse 7.6. Den valgfri bestemmelse 7.6 (den dataansvarlige som begunstiget tredjemand i underdatabehandleraftalerne) er ikke medtaget. Underdatabehandlerne i Bilag B tilbyder deres aftaler som standardvilkår, som databehandleren ikke kan ændre. Ophører databehandleren, slettes eller tilbageleveres personoplysningerne efter Bestemmelse 11 og Bilag C.4.

D.4. Ulovlig instruks. Har databehandleren underrettet den dataansvarlige efter Bestemmelse 4.2, kan databehandleren udsætte den pågældende behandling, indtil den dataansvarlige har bekræftet, ændret eller trukket instruksen tilbage.

D.5. Omkostninger. Bistand efter Bestemmelse 9 og 10 og Bilag C.3 ydes uden beregning, når den kan ydes med tjenestens egne funktioner eller udspringer af databehandlerens egne forhold. Anden bistand og revision efter Bilag C.7 betales af den dataansvarlige efter aftale.

D.6. Anonymiserede oplysninger. Den dataansvarlige instruerer databehandleren i at måtte anonymisere og sammentælle oplysninger om brugen af tjenesten til drift, fejlfinding og udvikling. De anonymiserede oplysninger kan ikke føres tilbage til den dataansvarlige eller til enkeltpersoner.

D.7. Databehandlerens egne oplysninger. Oplysninger, som databehandleren behandler som selvstændig dataansvarlig — om kundeforholdet, fakturering af abonnementet, supporthenvendelser og sikkerhedslogning — er ikke omfattet af Bestemmelserne og er beskrevet i databehandlerens privatlivspolitik.